AI秘書の作り方｜朝のメールはAIエージェントに投げるだけ｜vol.1095

スクリーンリーダーや読み上げ機能をお使いの方向けに、この記事の内容を句読点つきの文章で掲載しています。音声版(聴くブログ！クボタラヂオ)と同じ内容です。

オープニング

聴くブログ、クボタラヂオ。おはようございます、AI久保田サトシです。この番組はAI久保田サトシがAI音声でお届けしています。十月に入って、朝の空気がずいぶん涼しくなってきましたね。さて今日のテーマは、AI秘書の作り方です。AI秘書と聞くと、なんでも相談できる話し相手とか、秘書っぽい口調で返してくれるAIとか、そんなイメージを持たれるかもしれません。

でも、私が実際に作って毎日使っているAI秘書は、そういうものではないんですよ。

私の秘書はフライデー

私はフライデーという名前のAIエージェント秘書を作って、毎日活用しています。ただ、話し相手ではありません。毎朝のルーティーンを全部やってもらっています。しゃべる秘書ではなくて、動く秘書なんですよ。ここが今日いちばんお伝えしたいところで、AI秘書を作るときの考え方そのものだと思っています。

カスタムGPTは勧めない

AI秘書の作り方を調べると、ChatGPTのカスタムジーピーティーという機能で秘書を作る話が出てきます。性格や口調を決めて、自分専用の相談相手を作るやり方ですね。ただ私は、これは現実的ではないと思っていて、おすすめしません。結局は、聞いたことに答えが返るだけで、仕事そのものは減らないんです。私は常々言っているんですが、答えをもらうのと、仕事が片づくのは、まったくの別物なんですよ。

口調を整えることよりも先に、どの作業を手放すかを決める方が、ずっと近道だと思います。

使うのは働き手のAI

ではどうやって作るのかというと、コーデックスやクロードコードといった、コーディングエージェントを使います。以前もお話ししましたが、ChatGPTは聞いたことに答えを返すものです。コーデックスは、答えではなく結果を出します。話し相手ではなく、働き手なんですよ。だからAI秘書の土台にするなら、こちらの方が向いています。

秘書というのは、こちらの代わりに手を動かしてくれる存在ですから、働き手の方がふさわしいのです。ChatGPTの有料プランをお使いなら、追加料金なしで使えます。

手順書がスキル

ここで、スキルという仕組みが出てきます。決まった作業の手順を書いておいた、手順書のようなものです。一度作れば、作業の名前を呼ぶだけで、毎回同じ手順で動いてくれます。コーデックスもクロードコードも同じ形式の手順書に対応しているんですが、書き方の話は難しいので今日は省きますね。感覚としては、新人さんに渡すマニュアルを一度だけ書くのと同じです。

人を採用したときも最初は手間ですが、一度覚えてもらえば任せられますよね。毎朝おなじ説明をしなくてよくなる。これがAI秘書らしさだと思います。

朝のメールは投げるだけ

朝たまった未読を読んで仕分けるだけで三十分かかる。そういう社長さんの話を、何度も聞いてきました。AIエージェントに、メールチェックして、と言うと、メールボックスを見に行って要約して、緊急で返信が要るメール、そんなに急がないメール、確認だけでよいメール、こんなふうに分けてくれます。返信の必要のあるものは返信しておいて、そう頼むと、過去のやり取りも汲んだ返信案を作ってくれます。

日程調整のメールなら、空いている候補を相手に出して、決まった日程を予定に入れます。ただし、送るのは人のままです。返信案に目を通して、送るかどうかを決めるのは社長の仕事です。ここだけは手放してはいけません。

メール以外にもできる

メールの仕分けは、ひとつの例です。毎朝くり返している作業なら、同じ考え方で任せられます。見積書づくりや、エクセルに関数を入れて表を作ることも、話しかけるだけで代行してくれます。コツは、やり方を教えるのではなく、欲しい結果を伝えることです。むずかしい指示はいりません。まるまるに時間がかかってるんだけど、なんとかならない。最初の一言は、これで十分なんですよ。

そのうえで本格的にAI秘書が欲しい方は、アプリケーションの制作にAIエージェントを使ってみてください。プログラムが書けなくても大丈夫です。まず小さく作って、使いながら直していけばいいんです。

さいごに

AI秘書と聞いて想像していた姿と、実際に役に立つ姿は、かなり違いました。やさしく返事をしてくれる相手より、黙って仕分けを終わらせてくれる相手。私にはそちらが必要だったのです。AI秘書は完成品を買うものではなく、自分の仕事に合わせて育てるもの。そう考えると、気持ちが楽になります。まずは朝のメールだけでいいので、AI秘書に投げてみてください。

詳しい内容はブログにも書いていますので、概要欄のリンクからのぞいてみてください。自分の会社のAI活用がどの段階か知りたい方は、ブログの三分でできるAI活用タイプ診断を試してみてください。それでは今日はこのへんで。AI久保田サトシでした。