メール受信箱を仕分けさせる｜朝の30分が消えるメールAI便利方｜vol.1086

スクリーンリーダーや読み上げ機能をお使いの方向けに、この記事の内容を句読点つきの文章で掲載しています。音声版(聴くブログ！クボタラヂオ)と同じ内容です。

ごあいさつ

聴くブログ、クボタラヂオ。おはようございます、AI久保田サトシです。この番組はAI久保田サトシがAI音声でお届けしています。朝晩がすこしずつ涼しくなってきましたね。さて今日は、朝のメールの話をしようと思います。パソコンを開いていちばんにメールを見る、という方はきっと多いと思うんですよ。私もそうでした。未読がずらっと並んでいて、上から順に開いていくうちに、気がついたら三十分たっている。

そんな朝の三十分を、AIエージェントに渡してみませんかという話です。

朝のメールとの格闘

たまった未読をぜんぶ読んで、要るものと要らないものに分ける。この作業だけで三十分なんですよ。未読が並んでいる画面を見ると、それだけで気が重くなりますよね。しかも読み終わったころにはもう電話が鳴りはじめていて、返信はあとまわしになります。そうしているうちに、急ぎの一通を見落として、あとで謝ることになる。同じような話を、社長さんから何度も聞いてきました。

いちばん時間を食っているのは、じつは読むところなんです。でも読んでいないと分けられない。だから自分でやるしかない。ずっとそう思っていました。ところがですね、その読むところこそ、AIエージェントの出番だったんですよ。

AIに頼むのはこれだけ

やることはとても簡単です。手元のAIエージェントに、メールチェックして、と言ってみるだけなんですよ。そうするとAIがあなたのメールボックスを見に行って、中身を要約して教えてくれます。そのうえで、三つに分けてくれるんです。急いで返信をしないといけないメール。そんなに急がないメール。確認だけでオッケーのメール。この三つです。読むところと分けるところを、まるごと渡してしまえるんですね。

対応が要るのは一件です

返ってきた答えの一行目を見て、少しおどろいてしまいました。対応が要るのは一件です、と言うんですよ。何十通もたまっていたはずなのに、一件だと言い切ってきたわけです。では残りは何だったのか。これがですね、一通ずつ理由が書いてあるんです。もう返事が来ているもの。こちらの手を離れたもの。読むだけでよいもの。仕分けてくれるだけでもうれしいのに、話はそこで終わりません。

メールの返信の必要のあるものは返信しておいて、と言うだけで、私の過去のやりとりまで汲んで、適切な内容を書いてくれるんですよ。

秘書のように動きます

もっとおどろいたのはここからです。前の日に私が出したメールに、相手から返事が届いていました。AIはその返事の中身まで読んだうえで、この件は進捗は順調です、予定をスケジュールに入れてありますので確認ください、と言ってきたんですよ。そのメールは打ち合わせの日程を決めるやりとりでした。AIは私の空いているところを見て、候補を三箇所、先方に提示して、決まった日程を私のスケジュールに入れていく。

なんともまあ、秘書のような役割をこなしてくれるわけです。

沈んだ宿題を拾う

さらにですね、社員から届いていた確認の依頼を二件そろえてきました。どちらも私が気づかないまま流してしまっていたものです。急ぎではないけれど止まっている。そういうものは受信箱の奥のほうへだんだん沈んでいきますよね。沈んだままのものを引き上げるのは、人にはなかなかできません。これはもう仕分けというよりも、受信箱の棚卸しだなと思いました。

出すのは人のまま

ここはいちばん大事なところなので、しっかりお伝えしておきます。ここまでやってくれるのですが、返信を送るのは人のままです。返信案は添えてくれますけれど、目を通して送るかどうかを決めるのは社長の仕事のままなんですよ。日程の調整のように決まったやり方があるものは、そのまま任せてしまいます。けれどお断りや値段の話のように、相手との関係が出るものは、目を通してから出しています。

この線引きだけ決めておけば、安心して任せられます。メールの返事というものは相手との関係がそのまま出るものですから、言い回しひとつで変わりますからね。

まずは一回言ってみる

本当に、メールチェックして、返信しておいて。この会話だけなんです。まずは一回、言ってみてください。それで何が返ってくるのかを見てみるところからで十分です。読むところだけ手放してみる。それだけでも朝はずいぶん軽くなりますよ。詳しい内容はブログにも書いていますので、概要欄のリンクからのぞいてみてください。

自分の会社のAI活用がどの段階か知りたい方は、ブログの三分でできるAI活用タイプ診断を試してみてください。それでは今日はこのへんで。AI久保田サトシでした。