連休中暇だったのは私だけでは
ないみたいでした😅
連休明けに打ち合わせをと
依頼されたものを暇なので🤔
連休中にしませんかとお返しをしたら
私も暇なんでと言うことで
みんな集まってオンラインで💻
ミーティングをしました✨
中小企業家同友会のメンバーです🤝
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（このブログの筆者）
（株）ロックス・カンパニー代表取締役久保田サトシといいます。
とにかく都会が嫌い。。。故郷大分県で頑張る中小企業の情報発信を支援するのが生き甲斐で、これまで約200社を伴走してきました。本ブログでは「IT・デジタル話」を「ひらがなで解説」しています。
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Q1. ChatGPTなどのAIを、仕事で使っていますか？
タップすると続きの7問へ／登録はメールアドレスのみ
連休中も社長は暇です😅
そもそも中小企業の社長は
忙しい方が多いのでそんなに
連休だからといって旅行に行く
ような方はあまりいらっしゃいません
特に今決して景気の良くない
この日本でマスコミに映る
成田空港での旅行客は
ほんとなのかなと疑ってしまう
ような光景です🤨
どちらへ旅行されるんですかと
言うインタビューにハワイ
10日間と平気で答える方々は🌺
一体何の仕事をしてる方なのかと
ついつい貧乏な私は呆れ返って
しまいます😇
今ハワイは世界一旅費のかかる
旅行先と言われてる位ですから。。。💸
事務局はいらなくなる？🤖
まぁそんなことはどうでもよく
今日の話はその連休中に行った
ミーティングから事業計画書の
作成からチラシの案作成まで全て
1回の命令でAIに処理をしてもらった
と言う話です🤯
交流会の運営とかに関わってる
方々ぜひご覧いただいたほうが
いいと思います👀
もしかしたら異業種交流会って
事務局がいらない時代が来てる
のかもしれません
事務局ってめんどくさい部分を
一般会員に代わりやっていただける
と言うポジションですよね。。。😓
昨日オンラインミーティングした
内容はもしかしたら事務局って
いつかいらなくなるんだろうなぁと
思いながらやっていました💭
稟議書という面倒な作業📄
ことの経緯を説明しますと
今度11月にまたまたセミナー勉強会の
講師を受けることになりました🙌
その事業を担当される方2名との
ミーティングです
世の中には様々な異業種交流会
があります
青年会議所にしろ商工会議所
青年部にしろ自主運営に近い
状態で行っている会は事業を
開催するための途中段階で
協議を行います📝
特に役員会や理事会などで
担当委員会が上部組織に対し
稟議書を上げていくわけですが
当然一発で通るわけありません😱
協議・協議・審議と繰り返し
説得をしようやく実行の入り口に
たどり着けると言う非常に
面倒な作業があります
そしてその役員会理事会は
月1回しか開かれないのでその
チャンスを逃すとまた1ヵ月先に
伸ばさなければいけなくなる
わけです😵
まぁいろいろ会のやり方は
ありますがつまりはそこに
事業計画書や稟議書を上程して
いかないといけないと言う
作業だけは共通しています
会社でも稟議書ってありますよね🖊️
フォーマットこそ違いますが
担当者が話し合いをして書類を作り
稟議を上げ役員会に通していくと
言う作業は結構面倒なものです
面倒なのは決まったあと⏳
何が面倒かって人間の手を
使う時間が長いから
決めること自体は5分で終わります
面倒なのは決まったあとです
✅話した内容を議事録にする
✅それを稟議書の体裁に直す
✅事業計画書に落とす
✅案内のチラシやポスターを作る
✅担当者に送って確認をもらう
この一連が全部人の手作業でした
AIに1回命令しただけ⚡
今回行ったのはオンラインで
話し合いをした内容を録音し
コンテキスト化し必要である
稟議書とポスター案等の素材を
一気に作らせると言う作業を
させてみました
稟議書はClaude Codeポスター案は
Claudeです
そうすると当然私の手を使わず
簡単に稟議書ができます🚀
しかも担当者にLINE送っておいてと
命令を最後に付け加えます
AIへは1回の指示と確認後の
送信命令だけで済みます
渡したものは会議の録音だけです🎙️
あとは会の名前と日程と趣旨を
伝えました
出てきたのは稟議書の下書きと
ポスター案です
もちろんそのまま通すわけでは
ありません
金額と日程と責任者の名前だけは
自分の目で確かめます🔍
そこさえ見れば残りは整っています
ここで大事なのは私が文章を
書いていないということです
書いたのは会議で話した言葉だけ
それを形にする作業を全部渡しました
連休中は暇なんで自分で作ろうかと
思ったんですがいただいた雛形が
Wordだったんでやめました
だって私ワード持ってないので。。。😂
これは笑い話のようですが
本質でもあります
雛形の形式に合わせるという作業すら
人がやらなくてよくなりました
やっぱAIに渡したほうが楽で
良いものができます👍
さいごに。。。
さいごに少しだけ真面目な話をします🙇
事務局がいらなくなると書きましたが
正確には違います
いらなくなるのは事務局の作業です
会を続けるかどうかを決めること
誰に声をかけるか
揉めたときに間に入ること
このあたりは人にしかできません💪
つまり事務局の仕事から面倒な
部分だけが抜けるということです
役員のなり手がいないと言う
声をよく聞きます😥
その理由の多くは書類仕事の
重さだと思っています
そこが軽くなれば引き受けて
くれる人は増えるはずです🙆
交流会の運営に関わっている方は
ぜひ一度試してみてください🙏
会議を録音するところから
始めるだけです🎧
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この記事のテキスト版(読み上げ対応・全文)
スクリーンリーダーや読み上げ機能をお使いの方向けに、この記事の内容を句読点つきの文章で掲載しています。音声版(聴くブログ！クボタラヂオ)と同じ内容です。
ごあいさつ
聴くブログ、クボタラヂオ。おはようございます、AI久保田サトシです。この番組はAI久保田サトシがAI音声でお届けしています。連休はいかがお過ごしでしたか。私はですね、正直けっこう暇だったんですよ。そこで今日は、その連休中にやったオンラインミーティングの話をします。会議の録音をそのままAIに渡して、稟議書からポスター案まで一回の指示で作ってもらった、という話なんですよ。
連休中も社長は暇です
そもそも中小企業の社長さんは忙しい方が多いので、連休だからといって旅行に行かれる方はあまりいらっしゃらないんですよね。連休明けに打ち合わせをと依頼されたので、暇なので連休中にしませんかとお返しをしたら、私も暇なんで、ということになりまして。中小企業家同友会のメンバーで、みんなオンラインで集まりました。
事務局は要らなくなる？
さて今日の本題です。そのミーティングから、事業計画書の作成からチラシの案作成まで、全部一回の命令でAIに処理してもらったんですよ。交流会の運営に関わっている方には、ぜひ聴いていただきたい話です。もしかしたら異業種交流会って、事務局が要らない時代が来ているのかもしれません。事務局って、面倒な部分を一般の会員さんに代わってやっていただけるポジションですよね。
ミーティングをしながら、この役割はいつか要らなくなるんだろうなあと思っていました。
稟議書という面倒な作業
経緯を説明します。今度十一月に、またセミナー勉強会の講師を引き受けることになって、担当される方二名との打ち合わせだったんです。青年会議所にしろ商工会議所の青年部にしろ、自主運営に近い会は、事業を開催するまでに何度も協議をします。担当の委員会が上の組織に稟議書を上げるわけですが、当然一発では通りません。協議、協議、審議と繰り返して、ようやく実行の入り口です。
しかも役員会や理事会は月一回しか開かれないので、そのチャンスを逃すと、また一ヵ月先に伸びてしまいます。会社の稟議書も、フォーマットは違っても同じですよね。
面倒なのは決まったあと
じゃあ何が面倒なのかというと、人の手を使う時間が長いことなんです。決めること自体は五分で終わります。面倒なのは決まったあとなんですよ。話した内容を議事録にする。それを稟議書の体裁に直す。事業計画書に落とす。案内のチラシやポスターを作る。担当者に送って確認をもらう。この一連が、これまでは全部人の手作業でした。
AIに1回命令しただけ
今回やったのは、オンラインで話し合った内容を録音して、それをまとめて渡し、必要な稟議書とポスター案などの素材を一気に作らせるという作業です。稟議書はクロードコード、ポスター案はクロードを使いました。そうすると私の手をほとんど使わずに稟議書ができます。しかも最後に、担当者にラインを送っておいて、と付け加えるだけ。AIへは一回の指示と、確認後の送信命令だけで済みました。渡したものは会議の録音だけです。
あとは会の名前と日程と趣旨を伝えました。
見るのは3か所だけ
出てきたのは稟議書の下書きとポスター案です。もちろんそのまま通すわけではありません。金額と日程と責任者の名前だけは、自分の目で確かめます。そこさえ見れば、残りは整っているんですよ。大事なのは、私が文章を書いていないということです。書いたのは会議で話した言葉だけ。実は自分で作ろうかとも思ったんですが、いただいた雛形がワードだったのでやめました。だって私、ワードを持っていないので。
笑い話のようですが本質でもあって、雛形の形式に合わせるという作業すら、人がやらなくてよくなったんですよね。
抜けるのは作業だけ
最後に少し真面目な話をします。事務局が要らなくなると言いましたが、正確には違います。要らなくなるのは事務局の作業です。会を続けるかどうかを決めること、誰に声をかけるか、揉めたときに間に入ること。このあたりは人にしかできません。つまり事務局の仕事から、面倒な部分だけが抜けるということなんですよ。役員のなり手がいないという声をよく聞きます。その理由の多くは書類仕事の重さだと思っています。
そこが軽くなれば、引き受けてくれる人は増えるはずです。まずは会議を録音するところから始めるだけです。
おわりに
詳しい内容はブログにも書いていますので、概要欄のリンクからのぞいてみてください。自分の会社のAI活用がどの段階か知りたい方は、ブログの三分でできるAI活用タイプ診断を試してみてください。それでは今日はこのへんで。AI久保田サトシでした。
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