紙とExcelの二重入力｜AIで消せる仕事だった話｜vol.1061

スクリーンリーダーや読み上げ機能をお使いの方向けに、この記事の内容を句読点つきの文章で掲載しています。音声版(聴くブログ！クボタラヂオ)と同じ内容です。

ごあいさつ

聴くブログ、クボタラヂオ。おはようございます、AI久保田サトシです。この番組はAI久保田サトシがAI音声でお届けしています。今日も聴いていただいてありがとうございます。先日、ある中小企業の方とAI活用についてお話しする機会がありました。そこで聞いたのが、ちょっと耳が痛くなるようなお話だったんですよ。でもこれ、決して珍しくない悩みでした。基幹システムは入っている。発注を管理する仕組みも、支払いを管理する仕組みもちゃんとある。ところがそれぞれが別々に動いていて、情報がきれいにつながっていなかったんです。現場では紙の書類と電子データを見比べて、内容を一つずつ確認して、必要な情報をもう一度入力する。いわゆる紙とエクセルの二重入力ですね。これが毎日続いていました。今日はそんなお話です。

入れたのに仕事が減らない

システムを導入すれば業務は自動化される。多くの方がそう期待されますよね。私も昔はそう思っていました。導入したらそこで終わりだと。でも実際には、システムとシステムの間に隙間が残ることがあるんです。発注側のデータを支払い側が受け取れない。紙で届いた情報を人が確認して、別の画面に入力する。読み違えれば数字がずれてしまう。だから入力した後に、間違いがないかもう一度確認する。一つひとつは本当に小さな作業なんですよ。それでも毎日積み重なると、大きな負担になります。現場の方はよくご存じのはずです。しかもこれ、難しい仕事ではないんですよね。決められた項目を読み取って、照合して、転記するだけ。人が時間を使っても新しい価値が生まれにくい仕事です。ここが一番もったいないなと思っています。本当はもっと大事な仕事が待っているはずなんです。

連携の隙間はあるある

これは特定の会社だけの問題ではありません。業務ごとに必要な仕組みを個別に入れてきた会社では、同じことが起こりやすいと思っています。むしろ普通のことなんですよ。会社が大きくなる過程で、会計や販売や在庫や勤怠の仕組みが少しずつ増えていく。うちも例外ではありません。その時々では合理的な選択だったはずなんです。ところが後から見ると、データの受け渡しが足りていない。結果として、紙の書類やエクセルが最後のつなぎ役になっているんです。人が糊の役目をしている状態ですね。そしてそこに人件費がかかっています。エクセルが悪いわけではありません。問題は、人が毎回同じ確認と入力をする状態が当たり前になっていることです。誰も疑問に思わなくなると、そのまま何年も続いてしまいます。気づいたときが変えどきです。

AIエージェントが間を埋める

ここでAIエージェントの出番があります。全部を入れ替えなくても、できることがあるんですよ。紙やピーディーエフの内容を読み取って、必要な情報を整理して、既存の画面に入力する。入力した後に別のデータと照合して、違いがあれば人に知らせる。止まったら人が引き取ればいいんです。この一連の流れをAIに任せられる可能性があります。実際に動かしてみると、思ったより素直に動いてくれます。完璧でなくても構いません。八割できれば十分助かります。特に外部サービスとの連携が少なくて、社内の仕組みを中心に業務が組まれている会社ほど、任せられる余地は大きいはずです。人が画面を操作するようにAIが動いてくれれば、いまの仕組みを生かしたまま隙間を埋められますから。入れ替えより費用も時間もずっと小さく済みます。システムを入れ替える話ではなく、隙間を埋める話なんです。

一つの帳票から試す

とはいえ、いきなり全自動にする必要はありません。そこは焦らなくていいと思います。まずは一つの帳票、一つの業務から始める。読み取りと照合と入力のうち、どこまで任せられるかを試してみる。そうすると、できない部分が見えてきます。それが次の課題になるんですよ。最後の確認だけ人がやる。その始め方で十分です。小さく始めたほうが続きます。これは何度も経験しました。大きく始めた仕組みほど、途中で止まっているんですよね。皆さんの会社では、どんな場面で同じ情報を二度入力しているでしょうか。紙を見ながらエクセルに入力している仕事はありませんか。エクセルの内容を別のシステムに転記していないでしょうか。入力した後に別の担当者が同じ数字を確認していませんか。思い当たる業務があるなら、それは人が頑張る仕事ではなく、AIに任せられる仕事かもしれません。

まとめ

AIは人の仕事を奪うためだけのものではありません。そこは誤解されやすいところだと思っています。人が本来向き合うべき判断や、お客様との関係づくりに時間を戻すための道具です。私はそう考えています。紙とエクセルの間で止まっている時間、私はそこを少しずつ消していきたいと思っています。まずは社内にある二重入力を、一つ書き出してみてください。一つで構いません。小さいほど続きます。見直しはいつも、その一つから始まります。

おわりに

詳しい内容はブログにも書いていますので、概要欄のリンクからのぞいてみてください。自分の会社のAI活用がどの段階か知りたい方は、ブログの三分でできるAI活用タイプ診断を試してみてください。それでは今日はこのへんで。AI久保田サトシでした。